service@enfair-business.de       05502 911 202       0151-1 444 9337   

Besonders dann, wenn mehrere Wohneinheiten in unterschiedlichen Immobilien verwaltet werden möchten, stehen Eigentümer und Vermieter vor der Herausforderung, alles jederzeit im Überblick behalten zu müssen. Zähler- und Ablesewerte, Betriebskostenabrechnungen und Buchungen von Mietzahlungen sind längst nicht alles, was beachtet werden muss. Die richtige Software kann helfen und viel Mehrarbeit ersparen – so finden Sie die für Sie beste Hausverwaltungssoftware.

Bevor man sich jedoch für eine bestimmte Software entscheidet und in die Lizenzen investiert, sollten einige grundlegende Voraussetzungen geklärt sein, damit sich der Kauf der Software als richtige Entscheidung herausstellt.

Die Frage, ob eine ortsunabhängige Nutzung durch mobile Apps möglich ist, ist nicht weniger bedeutend als die Möglichkeiten einer gut strukturierten Auswertung von Verbräuchen. Daher ist es erst einmal wichtig, die Anforderungen an eine Hausverwaltungssoftware zu klären, bevor es mit der Recherche und Kaufentscheidung losgehen kann.

Anforderungen an eine moderne Hausverwaltungssoftware

Legen Sie vor Beginn Ihrer Suche fest, welche Vorgänge Sie mit der neuen Software abbilden möchten. Dazu bietet es sich an, Ihre regulären Arbeitsabläufe, die ständig anfallen, einmal zu verschriftlichen. Große Unternehmen tun dies auch und nennen das Ganze dann „ihre Prozesse“, nach denen sie sich Programme meist sogar individuell programmieren lassen.

Das brauchen Sie natürlich nicht, aber das Wissen um Ihre eigenen kleinen Prozesse ist Gold wert. Denn eigentlich sollte die für Sie beste Hausverwaltungssoftware genau das abbilden können, was Sie eh jeden Tag tun. Manche Hersteller bieten ihre Programme vielleicht sogar als Module an, sodass Sie auch nur die Programmteile nutzen oder kaufen können, die Sie wirklich benötigen. Vielleicht ist ein modulares System sogar deutlich sinnvoller als eine „Eierlegende Wollmilchsau“, die viele Funktionen abdeckt, die Sie gar nicht nutzen.

Machen Sie sich daher Ihren eigenen Arbeitsablauf bewusst und definieren Sie für sich selbst, welche Anforderungen Sie an eine Hausverwaltungssoftware stellen. Das könnte zum Beispiel wie folgt aussehen:

  • Pflege von mindestens zehn Adressen und Objekten
  • Erfassung von Stammdaten für Mieter, Wohnungseigentümer und Gebäudebeauftragten
  • Automatische Verbrauchsermittlung anhand von übermittelten Zählerständen für Strom, Gas und Wasser
  • Erstellung von Nebenkostenabrechnungen
  • Forderungsmanagement
  • Automatische Speicherung von Verträgen mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS)
  • Verschicken von Mahnungen bei Mietrückständen
  • Verwaltung von Gebäudeeinheiten hinsichtlich Ausstattung und Renovierung (Daten über Alter der Heizungen oder Bodenbeläge)

Je nachdem, wie detailliert und genauer Sie diese Anforderungen definieren, umso einfacher wird es Ihnen fallen, die für Sie am besten geeignete Hausverwaltungssoftware zu finden.

Desktop-App oder Cloud-Anwendung?

Beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile – diese sollten gegeneinander abgewogen und dann aufgrund der eigenen Arbeitsweise entschieden werden.

Bei einer Anwendung, die nur lokal auf dem Desktop installiert ist, können Sie auch nur an diesem Gerät arbeiten. Zudem sind Sie selbst für die Datensicherung verantwortlich. Passiert dies nicht und die Festplatte oder der Rechner gehen kaputt, haben Sie unter Umständen keinen Zugriff mehr auf die Daten, wenn Sie nicht mit einer Backup-Lösung vorsorgen.

Sie haben jedoch somit die volle Kontrolle, die Sie selbst beeinflussen können. Die Anwendung macht vor allem dann Sinn, wenn Sie nicht viele Mitarbeiter beschäftigen, die ebenfalls einen Zugriff benötigen, Sie im Allgemeinen einen festen Arbeitsplatz bevorzugen oder Ihre Daten nicht in einer Cloud sichern möchten.

Eine Cloud-Anwendung setzt voraus, dass Sie eine stabile Internetverbindung haben, um auf die bereitgestellten Daten zuzugreifen. Dafür arbeiten Sie ortsungebunden und können dies theoretisch von überall auf der Welt tun.

Auch mehrere Nutzer lassen sich simpel verwalten und mit verschiedenen Zugriffsrechten versehen, die Kosten sind meist deutlich geringer als bei Arbeitsplatzlizenzen, die lokal in ihrer Firma oder im Verwaltungsbüro installiert sind. Funktioniert das eine Endgerät (z.B. Ihr Laptop) einmal nicht, nehmen Sie einfach ein Tablet und arbeiten nach der Anmeldung mit den Clouddaten einfach weiter.

Bedienbarkeit oder Usability

Benutzerfreundlichkeit ist zudem ein nicht zu unterschätzender Aspekt bei der Softwareauswahl und sollte auch bei einer Kostenbetrachtung mit hinzugezogen werden. Eine günstige Software nutzt Ihnen leider nichts, wenn Sie nicht intuitiv zu bedienen ist – müssen Sie für jeden Schritt lange nach dem richtigen Feld suchen, haben Sie bei der Produktivität überhaupt nichts gewonnen. Daher sollte es für Sie eine große Rolle spielen, ob Sie sich auf der Oberfläche der Anwendung schnell und gut zurechtfinden, die Masken fast intuitiv zu bedienen und die allgemeinen Einstellungsmöglichkeiten einfach zu finden sind.

Beachten Sie zudem, dass insbesondere Abrechnungen für mehrere Parteien eine erhebliche Menge Ihrer Zeit beanspruchen – schön, wenn das einfach geht, oder nicht?

Der Support ist wichtig!

Was passiert eigentlich, wenn es einmal Probleme bei der Anwendung der Software gibt? Bietet der Hersteller einen Support, der schnell und einfach zu erreichen ist? Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn Sie für einen gewissen Zeitraum nicht arbeiten können. Besonders dann ist ein Support, der schnell verfügbar ist und Ihnen schnell hilft, von großer Bedeutung. Auch dies gilt es bei der Auswahl einer geeigneten Software zu beachten.

Auch bei kostenloser Hausverwaltungssoftware sollten Sie auf die Supportmöglichkeiten achten, selbst wenn diese ein wenig Gebühr kosten sollten.

Welche Anbieter von Hausverwaltungssoftware gibt es derzeit?

Um Ihnen ein wenig im Dschungel der Softwareanbieter zu helfen, haben wir einen kurzen Vergleich vorbereitet, der die drei wichtigsten Anbieter von Hausverwaltungssoftware gegenüberstellt:

WISO Hausverwalter von BUHL

Das Programm WISO Hausverwalter verspricht die Erstellung einer korrekten, taggenauen Betriebskostenabrechnung von Wohn- und Gewerbeeinheiten. Geschehen soll dies automatisch, ganz allein durch die Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben.

Die Nebenkostenabrechnungen sollen zudem immer der aktuellen Rechtslage entsprechen, da Änderungen im Mietrecht via automatischem Update in die Software eingespielt werden. Insgesamt können bis zu 10 Wohneinheiten pro Jahr für rund 70 Euro im Jahr verwaltet werden, die Software ist lokal auf einem Rechner zu installieren.

Lexware hausverwalter 2020 von Haufe

Die Software Lexware hausverwalter kann bereits in der Grundversion bis zu 250 Wohneinheiten verwalten, weitere Möglichkeiten gibt es nur in der teureren Plusversion. Laut der Produktbeschreibung von Hersteller Haufe kann die Hausverwaltungssoftware eine komplexe und professionelle Hausverwaltung sicherstellen, inklusive einer komfortablen Stammdatenverwaltung, der Abwicklung von Buchhaltung, Zahlungsverkehr und Mahnwesen sowie eine übersichtliche Abrechnung und Auswertung mit allen Zahlen und Fakten.

Das lokal installierte System kostet in der Standardversion 282,91 Euro, die Plusversion mit Sonderfunktionen rund 409,90 Euro im Jahr.

Immoware24

„Immobilien einfach online verwalten“ verspricht Anbieter Immoware24 von seiner Cloudlösung der Hausverwaltungssoftware. Die gesamte Hausverwaltung, inklusive Adressverwaltung, Abrechnungen und deren Kontrolle sowie Rechnungswesen und einem integrierten Dokumenten-Management-System soll dabei rein auf der Online-Plattform abgebildet werden können.

Supportmöglichkeiten und Hosting gibt es aus dem eigenen Haus. Ab 0,29 € pro Verwaltungseinheit ist auf der Webseite als Preis zu finden, für ein individuelles Angebot muss man jedoch direkt mit dem Cloudanbieter in Kontakt treten.

Hausverwaltung mit Enfair

Mit unserem exklusiven Hausverwalterkonzept erhalten Sie eine jährlich wiederkehrende Bestandspflegeprovision für die Vermittlung von Strom- und Gasverträgen. Zusätzlich haben Sie bei uns die Chance, Versicherungen zu vermitteln und sich eine Courtage in Höhe von bis zu 10 Prozent zu verdienen. Hierzu ist lediglich ein Maklermandat notwendig.

Wir bieten Ihnen zudem eine kostenlose Hausverwaltersoftware als Komplettlösung an. Mit unserer Software haben Sie die Möglichkeit, pro Abnahmestelle bis zu 120 Euro für einen Strom- oder Gasvertrag zu erhalten.

Wir machen es Ihnen dabei so einfach wie nur möglich: Sie haben die Möglichkeit, als Hausverwalter über uns in der Kundencloud in einer einfachen Dashboard-Ansicht alle Verträge zu verwalten. In der Cloud haben Sie nicht nur die Möglichkeit, jederzeit online Ihre aktuellen Verträge, Dokumente und den Schadenstatus einzusehen, sondern erhalten auch einen persönlichen Ansprechpartner, der Ihnen bei Fragen gerne Auskünfte erteilt und gewünschte Vertragsänderungen für Sie umsetzt.